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Vous trouverez dans la Foire aux questions et les règles de procédure no 15 à 21 des renseignements sur le déroulement des conférences préalables à l’audience.

Après avoir reçu un avis d’appel ou un renvoi en audience, l’adjoint administratif du tribunal d’arbitrage communique avec les parties pour organiser une conférence préalable à l’audience.

Une partie peut également demander une conférence préalable à l’audience en appelant l’adjoint administratif. Si l’arbitre convient de la nécessité d’une conférence préalable à l’audience, l’adjoint administratif prendra des mesures pour en prévoir une.

L’adjoint administratif s’efforcera de respecter les disponibilités de chaque partie et de l’arbitre président. Les questions d’organisation sont habituellement réglées par téléphone, mais dans certains cas, un avis formel de conférence préalable à l’audience pourra être envoyé aux parties.

Si une partie ne se présente pas à une audience préalable, il se peut que l’arbitre prenne des décisions procédurales en l’absence de cette partie.

La plupart des conférences préalables à l’audience ont lieu par téléconférence, c’est-à-dire par téléphone. Le TADP prend en charge les frais liés aux téléconférences. Aucuns frais pour les interurbains ne seront facturés aux parties prenant part aux conférences préalables à l’audience.

L’adjoint administratif du tribunal d’arbitrage fera part aux parties de la date, de l’heure, du numéro de téléphone et du code d’accès permettant aux participants de se connecter à la téléconférence.

On demande aux parties d’être ponctuelles afin de ne pas manquer les conseils importants de l’arbitre sur les procédures.

Lorsque toutes les parties seront connectées, l’arbitre demandera à chacune de s’identifier.  L’arbitre posera ensuite des questions sur la plainte relative aux droits de la personne et les parties pourront également poser des questions à l’arbitre.

Les conférences préalables à l’audience se veulent informelles et on s’attend à ce que toutes les parties prennent part à la discussion. Pour éviter toute confusion, l’arbitre animera bien sûr la discussion et donnera la parole à chaque participant à tour de rôle.

Dans la plupart des cas, les conférences préalables à l’audience ne sont pas enregistrées de façon électronique. On procède exceptionnellement à un enregistrement lorsqu’une conférence préalable à l’audience vise à permettre à une partie de présenter une demande ou une requête nécessitant un appel à témoin ou une argumentation. Par exemple, si une partie exige la divulgation de documents par une partie qui refuse d’obtempérer, une requête peut être entendue par téléconférence.

À la fin de chaque conférence préalable à l’audience, l’arbitre enverra aux parties un compte rendu écrit appelé mémoire.

Avant qu’une audience en appel ou en renvoi ait lieu, une partie peut déposer une demande ou une requête devant un arbitre. Les demandes courantes préalables à l’audience comprennent :

• Une demande pour que l’audience ait lieu en dehors de Yellowknife;
• Une demande pour qu’un témoin dépose sous serment par affidavit, téléconférence ou vidéoconférence;
• Une demande pour obtenir la divulgation et la présentation de documents et de registres.
  Pour présenter une demande préalable à l’audience, le demandeur doit remplir le formulaire D, Avis de requête, sans indiquer la date de l’audience.

Une copie du formulaire rempli doit être envoyée à l’adjoint administratif du tribunal d’arbitrage, ainsi que les dates et heures de disponibilité du demandeur pour l’audition de la demande (habituellement dans les 30 jours).

L’adjoint administratif fixera une date pour présenter la demande devant un arbitre. Une fois la date fixée, l’arbitre décide si l’audience a lieu par téléconférence ou lors d’une audience orale, et l’adjoint administratif informe les parties de la date et de l’heure, ainsi que du type d’audience, et envoie des copies à chacune.

En règle générale, la procédure liée aux audiences s’applique aux demandes par téléphone, avec certaines modifications évidentes.

La préparation à l’audience ou à la demande doit se dérouler comme suit :

• Obtenir et signifier les formulaires de participation des témoins s’il y a lieu (voir les règles de procédure no 22 à 24);
• Préparer et livrer aux autres parties et au TADP les argumentation écrite, sommaire des dépositions des témoins, pièce documentaire convenue et copie des dossiers juridiques qui seront utilisés pendant l’audience;
• Faire suffisamment de copies des documents qui seront présentés par les témoins, au besoin;
  Dresser une liste de questions à poser aux témoins lors de l’audience;
• Noter les points à soulever auprès de l’arbitre après que les témoignages de tous les témoins ont été entendus et que toutes les pièces à l’appui ont été enregistrées;
• Organiser tous les documents, éléments matériels, blocs papier et instruments d’écriture qui seront utilisés lors de l’audience.

Tenue vestimentaire

Il n’y a pas de tenue vestimentaire particulière pour les audiences. Les vêtements décontractés sont acceptables.

Ponctualité

Chaque partie est tenue de se présenter à l’heure convenue pour que les débats puissent commencer. Si une partie ne se présente pas et ne fournit pas de motifs valables, il se peut que l’audience ait lieu sans elle.

Pour prendre la parole pendant les délibérations et s’adresser aux autres participants, les parties doivent communiquer dans le respect. L’arbitre interviendra si une partie ou un témoin utilise des propos violents, argumentatifs ou irrespectueux.
Toutefois, on ne considère pas comme irrespectueuse ou injurieuse toute contestation par une partie des dépositions données par les témoins (voir les contre-interrogatoires ci-dessous).

Habituellement, on s’adresse à l’arbitre par Monsieur, Madame ou Mademoiselle. Il en va de même pour les parties et leurs témoins. Il est également acceptable d’utiliser les  prénoms (p. ex. Jean, Marie, etc.) des parties et de leurs témoins si personne ne s’y oppose. En cas de doute, demandez la formule appropriée à adopter à l’arbitre, à la partie ou au témoin.

Lorsqu’une partie souhaite s’adresser à l’arbitre ou lors de l’interrogation des témoins, la coutume veut que l’on se lève. Cette position est particulièrement utile lorsqu’une partie souhaite s’opposer à une question posée ou à une procédure utilisée par l’autre partie, parce qu’en se levant, la partie attire rapidement l’attention de l’arbitre sur l’objection avant que la personne ne réponde à la question ou que la procédure ne soit lancée.

Toutefois, aucune règle n’interdit de rester assis, et les parties peuvent demander à rester assises (ou l’arbitre peut suggérer cette approche dès le début).

Les arbitres indiqueront aux parties les pauses prévues au cours de l’audience. On prévoit habituellement une pause en milieu de matinée, une pause-déjeuner et une pause en milieu d’après-midi, mais chaque cas est différent.

Dans l’éventualité où une partie ou un témoin aurait besoin d’une pause pour quelque raison que ce soit, il est possible de demander à l’arbitre d’ajourner l’audience pendant une durée raisonnable.

Avant qu’un ajournement plus long ne soit décidé, les parties auront la possibilité d’en discuter avec l’arbitre, p. ex. report à un autre jour, ou prolongation de la période d’écoute des témoignages au même soir notamment.

Une audience devant un arbitre est moins formelle que devant un tribunal. Toutefois, pour veiller à ce que chacun soit entendu, les arbitres utilisent en général la structure suivante :

1. Le plaignant, qui doit prouver qu’une discrimination a été exercée, ou l’appelant, qui doit prouver que l’appel est justifié, commence à défendre son cas en produisant des témoins qui prononcent des déclarations sous serment.

2. On demande aux témoins de prêter serment et de dire la vérité (en jurant de le faire en vertu de leurs convictions religieuses, c’est-à-dire en tenant une bible non confessionnelle) ou de jurer solennellement de dire la vérité (en reconnaissant leur responsabilité de dire la vérité sans référence à une quelconque affiliation religieuse). Si les témoins nécessitent un serment spécial, l’adjoint administratif du tribunal d’arbitrage doit en être informé bien avant le début de l’audience. Mentir quand on est sous serment est considéré comme un crime.

3. Le plaignant ou l’appelant peut alors poser des questions à son ou ses témoin(s). Les réponses à ces questions deviennent des preuves de l’audience. Les témoins ont également le droit de produire des documents et d’autres objets pouvant être consignés par l’arbitre comme des pièces à l’appui.
Les déclarations sous serment des témoins et les pièces à l’appui enregistrées pendant une audience constituent les « preuves » que l’arbitre prend en compte pour prendre sa décision.

4. L’intimé a ensuite l’occasion de poser des questions au(x) témoin(s) du plaignant ou de l’appelant. Ce contre-interrogatoire est un élément important du processus de l’audience. Il permet à l’autre partie de contester les déclarations des témoins.

5. Il se peut que l’arbitre pose des questions aux témoins; les deux parties ont alors la possibilité de réinterroger leurs témoins une fois que l’arbitre a terminé.

6. Après avoir écouté les témoins du plaignant ou de l’appelant, l’intimé peut également appeler des témoins à déposer sous serment. De même, le plaignant a la possibilité de réaliser un contre-interrogatoire, et l’arbitre peut poser des questions complémentaires.

7. Pendant les délibérations, l’une ou l’autre des parties peut solliciter l’arbitre pour rendre une décision sur les preuves présentées. Une partie peut récuser une preuve pour de nombreuses raisons, notamment pour non-pertinence, p. ex. lorsque la preuve est sans rapport avec les questions à régler à l’audience. L’arbitre rend une décision sur ces objections lorsqu’elles se présentent. Chaque partie a la possibilité de s’entretenir avec l’arbitre au sujet de telles objections.

8. Les pièces à l’appui qui seront considérées comme preuves lors de l’audience peuvent être convenues à l’avance par les parties, ou ces dernières peuvent demander à l’arbitre d’enregistrer les documents et les objets comme pièces à l’appui pendant l’audience. Si une partie s’oppose à ce qu’un objet soit présenté comme pièce à l’appui, l’arbitre décide de procéder ou pas après avoir entendu les deux parties.

9. Une fois que toutes les preuves des deux parties ont été entendues par l’arbitre, chacune a la possibilité de résumer cette preuve à l’arbitre et de faire valoir son point de vue sur le recours présenté.

10. Une fois que les parties ont terminé leur argumentation, l’arbitre suspend l’audience et se retire pour rédiger sa décision. La décision écrite sera transmise à toutes les parties.
En cas de doute, posez vos questions à l’arbitre.

Une fois que le processus de l’audience est lancé, l’arbitre président peut répondre aux questions de procédure soulevées pendant les délibérations.

5018, 47e Rue

C. P. 382

Yellowknife NT  X1A 1M1

Courriel : hrap_admin@hrap-nt.ca

Téléphone : 867-920-3188 ou 1-888-920-3188 (sans frais)
Télécopieur : 867-920-6278 ou 1-877-920-6278 (sans frais)

*Veuillez lire la politique du tribunal d’arbitrage relative aux communications par courriel ici. [COMMUNICATION POLICY LINK]

On fait appel au tribunal d’arbitrage pour les plaintes relatives aux droits de la personne uniquement après le dépôt d’un avis d’appel de la décision du directeur auprès des bureaux du tribunal, ou après que le directeur aux ressources humaines a transféré une plainte au président du tribunal d’arbitrage en vue d’une audience.

Dans un premier temps, le président attribue le dossier à un arbitre.

Ensuite, l’adjoint administratif du tribunal d’arbitrage demande leurs disponibilités aux parties pour organiser une conférence téléphonique avec l’arbitre désigné. Cette conférence téléphonique vise à permettre aux parties de discuter avec un arbitre de leur plainte relative aux droits de la personne et de savoir quand et comment se déroulera l’audience.

Cette première étape très importante est appelée « conférence préalable à l’audience ».

Comment se préparer pour la conférence préalable à l’audience ? [HEARING INFORMATION LINK]